Lilla Edets kommun - startsida

E-post och offentlighet

En av de viktigaste formerna av offentlighet är varje svensk medborgares rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Denna rättighet är inskriven i en av våra grundlagar - tryckfrihetsförordningen.

Syftet är att ge allmänheten insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstemän sköter kommunen. På så sätt har man också möjlighet att påverka verksamheten.

Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, det vill säga i stat, kommun och landsting.

Vad är en allmän handling?


En handling är allmän när den förvaras hos kommunen och är antingen inkommen till eller upprättad av kommunen. En handling är vanligen ett brev, protokoll eller ett beslut, men det kan också vara e-post, en bild, en ljudfil, en film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator. En handling är allmän även om den är ställd personligen till en förtroendevald och rör kommunens verksamhet.

Allmänna hemliga handlingar


Allmänna handlingar kan vara antingen offentliga eller hemliga. En handling eller uppgift är hemlig endast med stöd av bestämmelser i offentlighet- och sekretesslagen. Handlingar inom det sociala området är i princip alltid hemliga, men i de flesta fall är kommunens allmänna handlingar offentliga. En prövning om en handling kan lämnas ut ska alltid göras i varje enskilt fall en förfrågan sker.

Alla allmänna handlingar, även de hemliga, ska alltid diarieföras.

Vad är inte en allmän handling?


Det finns vissa undantag när det gäller vad som är allmän handling. Till exempel skriftväxling om ett pågående arbete mellan personer som ingår i en gemensam projektgrupp utgör inte allmän handling.

Icke justerade protokoll, utkast eller förslag som utgör underlag för beslut är inte heller allmänna handlingar. Likaså är inte heller skrivelser eller andra därmed jämställda handlingar från nämnden, minnesanteckningar, PM och liknande som upprättas som stöd för till exempel föredragning allmänna handlingar.

E-post


Som förtroendevald i kommunen tilldelas du en kommunal och offentlig fornamn.efternamn@lillaedet.se adress. Denna e-postadress ska användas i ditt uppdrag som förtroendevald. Din mail når du normalt via din iPad du fått låna, men du kan även från vilken dator som helst gå in på webmail.lillaedet.se och fylla i dina inloggningsuppgifter för att öppna mailen.

Kolla e-posten regelbundet!


Du skyldig att regelbundet kontrollera din e-post. E-post blir som huvudregel allmän handling i samma stund som den blir tillgänglig för innehavaren av den elektroniska brevlådan.

Viss e-post och vanlig post till dig kan behöva diarieföras


Ibland kommer det material direkt hem till dig som förtroendevald och det kan då uppstå funderingar kring om det är en allmän handling eller inte. Om det är tydligt att den rör den förtroendevalde i sin roll som förtroendevald politiker är det inte en allmän handling. Rör det ett pågående ärende eller ett ärende som är på väg till nämnden, kan det vara fråga om en allmän handling.

Om du känner dig osäker om det är en allmän handling eller inte, kontakta nämndsekreteraren eller kommunledningskontoret för att få råd. Har du som förtroendevald fått hem en allmän handling ska den diarieföras så den är sökbar om någon vill ta del av den. Innehåller den sakuppgifter i ett ärende ska den också tillföras beredningen av ärendet.
 
Allmänheten kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. Du är ändå skyldig att se till att e-posten/brevet diarieförs hos kommunen.

Problem med e-posten?


Ta kontakt med IT-enheten via kommunens växel, tel. 0520-65 95 00.
Senast uppdaterad: 2017-03-15
Sidansvarig: Julia Domby
Banner - tyck till om vår verksamhet (klicka här)
Lilla Edets kommun - länk till startsida
Besöksadress: Järnvägsgatan 12, Lilla Edet  Postadress: 463 80 Lilla Edet
E-post: kommunen@lillaedet.se  Telefon: 0520-65 95 00  Telefax: 0520-65 74 20
www.lillaedet.se är Lilla Edets kommuns offentliga webbplats.  |  Om webbplatsen »   Om cookies »